Kiedyś nie było kserokopiarek, a dokumenty przepisywano ręcznie. Później wymyślono kalkę, po podłożeniu której uzyskiwano ścieralną kopię, która jak nie zamazała się, to po jakimś czasie i tak wyblakła i nie było możliwości jej odczytania. Dzisiaj nie ma tego problemu. Kalek używa się sporadycznie, a wszelkie dokumenty nawet skopiowane od kalki, kopiuje się ponownie, aby na dłużej utrwalić dokument. Wszelkie problemy rozwiązały kserokopiarki, które na dobre zagościły się w biurach. Dzisiaj właściwie nie ma biura, które funkcjonowałoby bez kserokopiarki, no ewentualnie urządzenia wielofunkcyjnego lub też skanera, który umożliwia uzyskanie kopii po zeskanowaniu dokumentu i ponownym wydrukowaniu. Kserokopiarki to jednak, jak wszystkie zresztą urządzenia biurowe, maszyny zawodne. Każdy posiadacz kserokopiarki musi mieć namiary na dobry serwis kserokopiarek. I nie ma reguły na to, czy jest to kserokopiarka używana czy najnowszej generacji. Ten sprzęt ma to do siebie, że użytkowany w nadmiarze, a nawet i nie, często wymaga konserwacji i serwisowania, które ma na celu wyczyszczenie maszyny z pyłu i wymianę zużywalnych części. Zakup kserokopiarki to duży wydatek, mniejszy stanowi zakup kserokopiarki używanej. Podobnie jest też z usługami serwisowania kserokopiarek. Za taką usługę płaci się z reguły minimum kilkadziesiąt złotych. No ale zakupując każdy właściwie sprzęt biurowy, trzeba się liczyć z tym, że będzie on wymagał przeglądów, uzupełnień czy wymiany części. Nie ma niezawodnych urządzeń, jedne są mniej zawodne, drugie bardziej, ale wszystkie wymagają prędzej czy później napraw czy regularnych konserwacji.